Minutes
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cet article est au sujet du disque écrit d'une réunion. Pour l'unité du temps, voir le petit . Pour l'unité de la mesure voir le Latitude#Subdivisions
Le minute également connu sous le nom de protocoles, est disque écrit instantané d'une réunion ou audition . Ils donnent souvent une vue d'ensemble de la structure de la réunion, commençant par une liste de participants, un rapport des diverses issues avant les participants, et chacun de leurs réponses là-dessus. Ils sont souvent créés au moment de l'audition par un dactylo ou l'enregistreur de la cour lors de la réunion, qui peut enregistrer la réunion dans la sténographie , et puis dactylographient les minutes et les fournissent aux participants après. Alternativement, la réunion peut être audiorecorded par et les minutes dactylographiées plus tard. Le compte rendu de certaines entités, telles qu'un conseil d'administration de du de corporation , doit être gardé et est les documents juridiques importants.
Minutes publiques
La plupart des rassemblements publics et auditions gouvernementales suivent des règles prescribed. Souvent les mots des haut-parleurs sont le enregistré in extenso, ou avec seulement le mineur paraphrasant , de sorte que les commentaires de chaque haut-parleur soient inclus. Ceci est généralement exigé aux audiences publiques qui s'appellent pour aborder une issue particulière, à la différence d'autres types de rassemblements publics, qui peuvent strictement ne pas avoir besoin des disques in extenso du de tous les commentaires formulés.
Minutes d'écriture
L'enregistrement soigneux d'une réunion, c. l'écriture des minutes, est une part essentielle d'une réunion bien qu'il implique le temps et les dépenses même après que la réunion a été close. Il n'y a aucune règle stricte en minutes d'écriture. Des minutes peuvent être écrites en détail ou en bref selon le lectorat prévu. Mais les éléments principaux sont toujours identiques (parfois certains d'entre eux sont omis) :
où et quand une réunion a eu lieu ;
Quand l'inscription le compte rendu d'une réunion de elle est bonne pratique d'employer une série de verbes de parler.
Il y a discussion considérable au-dessus de ce qui devrait être inclus en procès-verbal de réunion. Dans certaines limites, les entreprises et les organismes privés peuvent suivre quelque règles elles choisissent. Les minutes peuvent être aussi détaillées et complètes comme transcription , ou aussi sous peu et concis qu'une liste nue des résolutions a adopté ou la décision prise. Tandis que la plupart des minutes non gouvernementales ne sont pas dans la pratique vues par le public, beaucoup de dépositaires trouvent une liste nue de décisions pour être frustrants, car ils veulent plus d'information au sujet dont les individus ont soutenu (ou n'a pas fait l'appui) les issues particulières.
Cependant, dans un grand groupe qui traite beaucoup de différentes issues, il peut être très difficile de présenter une position de compromis heureuse, car les gens sont susceptibles d'avoir des idées légèrement différentes au sujet de la tonalité de n'importe quelle discussion donnée, ou l'importance d'une matière spécifique, et ainsi de suite. En conséquence, la plupart des organismes vont à l'un ou l'autre extrême, dépendant principalement de leur notion de l'intimité (les orateurs de peuvent vouloir poser des questions sans crainte de l'perception comme ignorante) et de la responsabilité (les membres peuvent vouloir savoir qui au blâme).
Généralement si une question est incluse, vous devriez également inclure les réponses. Généralement cependant, beaucoup de minute-preneurs omettent ces évident et part essentielle du disque.
Format
Généralement, les minutes commencent par le nom d'organisation, le lieu, la date, la liste de présent de personnes, et le temps que la chaise a convoqué la réunion pour passer commande. Les minutes enregistrent alors ce qui se produit réellement lors d'une réunion, habituellement dans l'ordre qu'il se produit réellement, indépendamment de si la réunion suit (ou ignore) n'importe quel ordre du jour écrit . Un format moins employé souvent peut enregistrer les actions dans l'ordre qu'elles se produisent à l'ordre du jour écrit , indépendamment de la chronologie réelle.Depuis la fonction primaire des minutes en est consigner les décisions prises, et toutes les décisions officielles doivent être incluses. Si un mouvement formel est fait, secondé, passé, ou pas, alors ceci est enregistré. Le contrôle de voix peut également être inclus. La partie des minutes traitant un mouvement courant pourrait noter simplement qu'un mouvement particulier était " ; déplacé par Ann, secondé par Bob, et passé unanimement . " ; Là où un contrôle est inclus, il est suffisant d'enregistrer le nombre de personnes votant pour et contre un mouvement (ou s'abstenant), mais on peut permettre des demandes des participants de noter leurs voix de nom. Si une décision est prise par voix de l'appel , alors toutes les différentes voix sont souvent enregistrées de nom. Si elle est faite par le consensus sans voix formelle, alors ce fait peut être enregistré. Des contrôles peuvent être omis dans certains cas (par exemple une minute pourrait lire le " ; Après vote, le Comité été d'accord sur… le " ;).
C'est également souvent terrain communal pour des adhérents au " ; moins est more" ; approcher pour inclure certains faits : par exemple, les rapports financiers de ce ont été présentés, ou cela un thème légal (tel qu'un conflit d'intérêt de potentiel ) a été discuté, ou cela qu'un aspect particulier d'une issue a été dûment considéré, ou qu'une personne est arrivée tard (ou tôt gauche) à un moment particulier. Les minutes peuvent finir avec une note du temps que la séance a été levée.
Des minutes dans les entreprises et d'autres organismes privés sont parfois soumises par et au-dessus du nom d'un dirigeant de l'organisation (habituellement le secrétaire, et jamais du dactylo, même si le dactylo a rédigé réellement le document) lors d'une réunion suivante pour la revue. L'expression fermante traditionnelle est " ; Avec respect soumis, " ; (bien que cette expression tombe lentement hors de l'utilisation) suivi de la signature du dirigeant, de son (ou imprimé) nom introduit, et de son titre.
Si les membres du comité ou groupe conviennent que les minutes écrites reflètent ce qui s'est produit lors de la réunion, alors elles sont approuvées, et le fait de leur approbation est enregistré dans le compte rendu de la réunion courante. S'il y a des erreurs ou des omissions, alors les minutes seront reformulées et à une date ultérieure soumises encore. Des modifications mineures peuvent être faites immédiatement, et les minutes modifiées peuvent être " approuvé ; comme amended." ; Il est normalement approprié de donner une version préliminaire des minutes aux autres membres avant la réunion de sorte que la réunion n'ait pas besoin d'être retardée tandis que chacun lit et corrige l'ébauche. On ne le considère pas habituellement approprié pour voter pour approuver des minutes pour une réunion lesquels n'était pas présent. Il est également imprudent d'approuver des minutes lesquels n'a pas lu.
Voir également
Journal et gazette Les règles de Robert de de l'ordre
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