Comptes à payer

Les comptes à payer est un dossier ou un compte qui contiennent l'argent qu'une personne ou une compagnie doit aux fournisseurs , mais n'ont pas payé encore. Quand vous recevez une facture vous l'ajoutez au dossier, et alors vous l'enlevez quand vous payez. Ainsi, le A/P est une forme du crédit que les fournisseurs offrent à leurs acheteurs en leur permettant de payer un produit ou le service après qu'il ait été déjà reçu.

Dans le ménage , les comptes à payer sont d'habitude des factures de la compagnie électrique , de compagnie du téléphone , de service de la télévision via câble de l'antenne parabolique de ou de , d'abonnement du journal , et d'autres tels services réguliers. Les chefs de ménage habituellement dépistent et payent sur une base mensuelle à la main using les chèques ou les cartes de crédit dans des affaires, il y a habituellement une gamme beaucoup plus large des services dans le dossier d'A/P, et les comptables ou du logiciel de comptabilité de d'utilisation des comptables habituellement pour dépister l'écoulement de l'argent en ce compte de la responsabilité quand ils reçoivent des factures et hors de lui quand ils effectuent des paiements.

Généralement, un fournisseur embarquera un produit, délivrera une facture, et rassemblera le paiement plus tard, qui crée un cycle de conversion d'argent comptant de , une période l'où le fournisseur a déjà payé les matières premières premières mais n'a pas été payé en échange par le client final. Certaines compagnies, le plus célèbre Dell , ont pu profiter libéralement en renversant le cycle de conversion : elles reçoivent le de paiement avant que ils embarquent le produit. Au lieu d'octroyer le crédit à leurs clients, elles le reçoivent de eux.

Quand la facture arrive elle est assortie au bon de livraison et à l'ordre d'achat, et si tout est en règle, la facture est payée. Ceci désigné sous le nom de l'allumette à trois voies.

Administration de dépenses

L'administration de dépenses habituellement est étroitement liée aux comptes à payer, et parfois ces fonctions sont remplies par le même employé. L'administrateur de dépenses vérifie les rapports de dépenses du des employés confirmant que les reçus existent pour soutenir la ligne aérienne, le transport au sol, les repas et le divertissement, le téléphone, l'hôtel, et d'autres dépenses. Cette documentation est nécessaire pour des impôts et pour empêcher le remboursement des dépenses inadéquates ou incorrectes. Les dépenses de ligne aérienne sont, peut-être, la fraude la plus encline en raison du coût élevé des transports aériens et de la nature embrouillante de la documentation ligne-connexe, qui peut se composer d'une rangée de réservations, de reçus, et de billets réels.

La menue monnaie est également habituellement payée dehors par le personnel d'AP sous forme de contrôle fait dehors à un employé, qui encaisse le chèque à la banque et met l'argent comptant dans le cashbox.v petit

Commandes internes

Une série de contrôles contre l'abus sont habituellement présents pour empêcher le détournement par le personnel de comptes à payer. La séparation de des fonctions est une commande commune. Presque toutes les compagnies ont un processus junior des employés et impriment le chèque et une revue aînée des employés et signent le chèque. Souvent, le logiciel de comptabilité limitera chaque employé à remplir seulement les fonctions assignées à elles, de sorte qu'il n'y ait aucune manière n'importe quel un &ndash des employés ; même le &ndash de contrôleur ; peut d'une seule main effectuer un paiement.

Quelques compagnies séparent également les fonctions d'ajouter de nouveaux fournisseurs et d'entrer dans des bons. Ceci le rend impossible pour qu'un employé s'ajoute comme un fournisseur et alors coupé un chèque à se sans s'entendre avec un autre employé. Ce dossier désigné sous le nom du dossier principal de fournisseur. C'est le dépôt de toutes les informations significatives sur les fournisseurs de la compagnie. C'est le point de référence pour des comptes à payer quand il vient à payer des factures.

En outre, la plupart des compagnies ont besoin d'une deuxième signature sur le chèque dont la quantité dépasse un seuil spécifique.

Le personnel de comptes à payer doit observer pour les factures frauduleuses. En l'absence d'un système de l'ordre d'achat , la première ligne de défense est le directeur avec approbation. Cependant, le personnel d'AP devrait se familiariser avec quelques problèmes communs, tels que le " ; " de Yellow Pages ; Escroqueries dans lesquelles les opérateurs frauduleux offrent de placer une publicité. Le logo de marcher-doigts n'a jamais été trademarked, et il y a beaucoup de différents annuaires jaunes de Page-modèle, les la plupart dont avoir une petite distribution. Selon un article dans l'hiver 2000 employeur de de s d'association livre de paie le américain le 'pratique , " ; Les fournisseurs peuvent envoyer les documents qui ressemblent aux factures mais dans la petite copie ils énoncent que « ce n'est pas une facture ». Ceux-ci peuvent être des frais pour des listes ou des annonces d'annuaire. Récemment, quelques compagnies ont commencé à envoyer ce qui semble être un contrôle de remise ou de remboursement ; en réalité, c'est une inscription aux services qui est activée quand le document est renvoyé avec un signature." ;

En comptes à payer, une erreur simple peut causer un grand paiement excessif. Un exemple commun implique les factures doubles. Une facture peut être temporairement mal placée ou toujours dans le statut d'approbation quand les fournisseurs appelle pour informer sur son statut de paiement. Après que le membre du personnel d'AP regarde elle vers le haut et des trouvailles qu'elle n'a pas été payée, le fournisseur envoie une facture double ; en attendant la facture originale apparaît et devient payée. Alors la facture double arrive et obtient par distraction payée aussi bien, peut-être sous un numéro de facture légèrement différent. Scheiffer (maintenant avec des comptes à payer maintenant et demain chez www.com) précise en comptes à payer de : Un guide de courir un département efficace , " ; Selon les commandes en place, les deuxièmes paiement mai ou mai ne pas être attrapé ! La croissance phénoménale des sociétés du rétablissement de paiement de donne le témoignage au fait que c'est un problème grave en Amérique de corporation today." ;

Audits des comptes à payer

D'auditeurs le foyer souvent sur l'existence des factures approuvées, dépenses rapporte, et d'autres pièces justificatives aux contrôles de soutien qui ont été coupés. La présence d'une confirmation ou d'un rapport du fournisseur est preuve raisonnable de l'existence du compte. Il n'est pas rare que une partie de cette documentation soit perdue ou misfiled avant que le contrôle bande autour. Un auditeur peut décider d'augmenter la dimension de l'échantillon dans de telles situations.

Les auditeurs une répartition par âge préparent typiquement des comptes à payer pour un meilleur arrangement des dettes exceptionnelles au-dessus de certaines périodes (30, 60, 90 jours, etc.) que de telles structures sont utiles dans la présentation correcte du bilan en date du fin d'année.

Voir également

Comptes à recevoir
Livre de paie
Professionnels internationaux de comptes à payer de
Liste de des matières de finances

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